Checkliste zur Veranstaltungsplanung

Eine gute Vorbereitung ist der Garant für eine reibungslose und entspannte Party!
Stellen Sie sich im Vorfeld Ihrer Veranstaltung die folgenden Fragen zur Aktualisierung und Ergänzung Ihrer Veranstaltungseckdaten. Bringen Sie Ihre Veranstaltungsplanung zum gemeinsamen Finalgespräch mit.

Wie hoch ist die derzeit aktuelle Teilnehmerzahl (auch Angaben von Kindern) der Veranstaltung?
Wie stellen Sie sich den zeitlichen Ablauf Ihrer Veranstaltung vor (Aufbauplanung, Ablaufplanung)?
Wer übernimmt die Musikalische Unterhaltung am Abend (eigene Musik, DJ, Musiker/Band)?
Sind externe Künstler geplant? (welche technische Voraussetzungen, Technik-Rider usw.)
Ist die aktuelle Teilnehmerzahl Ihrem Catering-Service bekannt (spätestens 1 Woche davor notwendig)?
Abholung des Catering-Equipments am Folgetag von 10-11 Uhr mit dem Catering-Service geklärt?
Für welche Veranstalter-Getränkeliste haben Sie sich entschieden?
Haben Sie die Liste der Zusatzleistungen ausgefüllt?
Bei einem Getränke-Budgetrahmen: Gibt es einen Plan „B“ wenn Budgetgrenze erreicht ist?

Checkliste für Ihre Ablaufplanung

In unserer Checkliste geben wir einen kleinen Überblick möglicher Szenarios bei der Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung.

Getränke-Logistik

Hier finden Sie nützliche Tipps und Hinweise hinsichtlich Sektbegrüßung und Getränkeausschank.

Tipps und Hinweise für Ihre Zeit- und Aufbauplanung

Planung am Veranstaltungstag

Vorbereitungen

• Wann trifft der Veranstalter ein?

• Wann ist der Aufbau Musik/Technik/Beamer?

• Wann ist Standby für Musik und Technik?

• Verpackungen (Tupper & Co. für nicht verzehrte
Speisen nicht vergessen!

Zeitplan des Veranstaltungsverlaufs

• Wann treffen die Gäste ein?

• Wann ist die Eröffnung durch den Veranstalter?
• Sektbegrüßung oder Sektempfang gewünscht?)

• Bei Kaffeetrinken: (Kaffeetafel am Buffet oder
Kaffeekannen und Tassen auf den Tischen?)

• Entertainment geplant (Outdoor-Interaktionen,
Bräuche z.B. bei Hochzeitsfeiern usw.)?

• Wann erfolgt die Anlieferung des Catering Service
(oder Grillbereitschaft bei Selbstversorgung)?

• Wann ist das Abendessen geplant?

• Ablauf der Unterhaltung (Showeinlagen usw.)

• Ende der Veranstaltung (Vorgabe 02 Uhr)

Infos bei Veranstaltungsende

• Mitnahme von Geschenken und Wertgegenständen

• Nicht verzehrte Speisen verpacken (Tupper & Co.)

• Bezahlung der Getränke & Zusatzleistungen (Getränke
mit Karte möglich, Zusatzleistungen laut Liste in bar)

Planung für den Auf- und Abbau

Aufbauplanung

• Datum und Zeiten festlegen

• Bestuhlung (Geschenketisch, Tischanordnung)

• Raumdeko notwendig? (Luftballons, Girlanden usw.)

• Tischdekoration?

• Tische mit Geschirr eindecken?

Vorbereitungen Buffet

• Kühlschränke anstellen (falls bestellt)?
• Anlieferung oder Bereitstellung Buffet-Equipment

Abbau- und Aufräumarbeiten

• Nach Ende der Veranstaltung oder am Folgetag?

• Abholung Buffet am Folgetag von 10-11 Uhr geklärt?